opintotietojärjestelmässä

Opintotietojärjestelmässä tarkoitetaan organisaation hallinnoimaa tietojärjestelmää, jolla kerätään ja hallinnoidaan opiskelijoihin liittyviä tietoja. Sen tarkoituksena on tukea opiskeluoikeuksien hallintaa, opiskelumenestystä sekä tutkinnon suorittamista. Järjestelmä toimii keskitettynä tietovarastona, johon tallennetaan esimerkiksi henkilötiedot, opiskeluoikeudet, opintojen rekisteröinnit sekä arvosanat.

Keskeiset tiedot ja toiminnot: henkilötiedot, opiskeluoikeus ja ohjelman/tutkinnon vaatimukset, kurssivalikoima sekä opintojen rekisteröintijaksot. Järjestelmä seuraa opintopisteiden kertymistä, arvosanat, suoritukset sekä etenemisen kohti tutkintoa. Palveluihin kuuluvat hyväksilukeminen, opintosuoritusten tallennus ja viralliset opintorekisteriotteet.

Käyttäjiä ovat opiskelijat, jotka voivat hallinnoida rekisteröitymisiä ja seurata etenemistä; opettajat ja tutkintovastaavat syöttävät tai vahvistavat suorituksia ja arvosanoja; koulutuksen järjestäjät ja opinto-ohjaus hoitavat hakemuksia, ilmoittautumisia sekä tilastointia. Järjestelmä käyttää roolipohjaista käyttöoikeusmallia ja edellyttää vahvaa tunnistautumista.

Tietosuoja ja hallinto: järjestelmä noudattaa tietosuojalainsäädäntöä, minimoi kerätyt tiedot sekä säilytysajat, ja noudattaa tietojen aitouden ylläpitoa sekä lokitietojen ja varmuuskopioiden turvallisuutta. Tietojen jakamista muiden toimijoiden kanssa säätelevät tietojenvaihto- ja luovutussopimukset sekä organisaation ohjeet.