lähdedokumentin

Lähdedokumentti on organisaation tai yksilön luoma alkuperäinen asiakirja, josta tieto on peräisin tai joka dokumentoi tapahtuman tai päätöksen. Lähdedokumentti toimii todistuksena kyseisestä toiminnasta ja sen sisällöstä, ja sitä pidetään usein ensisijaisena lähteenä erilaisissa hallinnollisissa, oikeudellisissa ja arkistointitilanteissa. Kopiot tai tulosteet voivat täydentää tiedon saatavuutta, mutta ne eivät yhtälailla korvaa alkuperäistä lähdedokumenttia.

Arkistoinnissa ja tietohallinnossa lähdedokumentin merkitys liittyy sen provenanssiin eli alkuperään sekä säilymiseen aikajänteellä sekä kykyyn jäljittää, kuka on laatinut asiakirjan, mitä muokkauksia sille on tehty ja milloin. Lähdedokumentti tarjoaa todisteen, varmistaa tiedon eheys ja luotettavuus ja toimii pohjana myöhemmille päätöksille ja rekisteröinnille.

Hallinta ja säilytys edellyttävät asianmukaisia metatietoja, todentamisen ja versiokontrollin käytäntöjä sekä suunnitelmallista säilytystä. Digitaalissa ympäristössä alkuperäisen lähdedokumentin säilytys voi sisältää sekä turvallisen tallennuspaikan että kokonaisvaltaisen versionhajautuksen sekä käyttöoikeus- ja tarkastuslokeja. Kun lähdedokumentti siirrytään digitaalisesta muodosta toiseen, on tärkeää varmistaa muuttumattomuus ja jäljitettävyys.

Lähdedokumentteja käytetään laajasti: esimerkiksi kauppakirjat, viranomaisten päätökset, allekirjoitetut sopimukset, laskutustiedot sekä alkuperäiset sähköpostiviestit tai -ketjut. Näiden asiakirjojen säilyttäminen ja hallinta auttavat oikeudellista todistettavuutta sekä tietojen laadun varmistamista.