købskrav

Købskrav er en formel intern anmodning i en organisation om at anskaffe varer eller tjenesteydelser. Det er et grundlæggende element i indkøbsprocessen og bruges til at dokumentere behovet, sikre budgetkontrol og fastlægge godkendelsesniveauer. I praksis fungerer købskravet som input til indkøbssystemet, hvorefter en købordre (purchase order) kan udstedes til leverandøren.

Et købskrav indeholder typisk: beskrivelse og specifikation af varen/tjenesten, antal eller mængde, estimeret pris eller budgetramme, ønsket leveringsdato, leverandørvalg eller udvælgelseskriterier, omkostningssted/konto, projektkode, leveringsadresse, og en begrundelse for anskaffelsen samt frist for godkendelse.

Processen oprettes af en medarbejder i afdelingen og rutes til godkendelse hos relevante ledere og budgetansvarlige; når kravets godkendelse er opnået, konverteres det til en købordre og sendes til leverandøren. Mange organisationer bruger ERP- eller e-procurement-systemer, der understøtter elektronisk håndtering og revisionsspor.

Relation og betydning: et købskrav er ikke en bindende kontrakt, men en intern myndighed til køb; det hjælper med at sikre gennemsigtighed, sporbarhed og overholdelse af indkøbsregler. Variationer i terminologi: i offentlige organisationer bruges ofte betegnelsen indkøbsanmodning eller indkøbsfremstilling.