kokouspöytäkirjoja

Kokouspöytäkirjat ovat kokouksista laadittuja virallisia asiakirjoja, joissa tallennetaan tapahtuman keskeiset tiedot sekä tehdyt päätökset ja tärkeimmät keskustelun kohdat. Ne toimivat todentavana ja virallisena lähteenä myöhemmin käytettäväksi sekä jäsenille että mahdollisille viranomaisille tai tilintarkastuksille.

Yleensä kokouspöytäkirja sisältää tiedot tapahtuman ajankohdasta ja paikkasta, osallistujat (läsnäolijat ja poissaolot), esityslistan sekä siihen liittyvät päätökset. Siihen kirjataan myös tärkeät keskustelun kohdat ja äänestystulokset, sekä mahdolliset erimielisyydet ja muistiinpanot toimintatoimenpiteistä. Pöytäkirja voidaan liittää myös liitteiksi valmisteltuja esityksiä tai kuulusteluita.

Pöytäkirja laaditaan yleensä kokouksen sihteerin tai nimeetyn henkilön toimesta ja se käy läpi puheenjohtajan tai järjestön säännöissä määrätyn vastuutahon kautta. Lopuksi pöytäkirja on allekirjoitettava, usein puheenjohtajan ja sihteerin toimesta; joissakin tapauksissa sähköinen allekirjoitus tai vahvistus riittää. On yleistä, että pöytäkirja hyväksytään seuraavassa kokouksessa ja hyväksyntä merkitään siihen.

Käytännön näkökohdat ja tallennus sekä arkistointi ovat tärkeitä. Pöytäkirjat säilytetään organisaation arkistossa tietyn ajan ja ne voivat olla jäsenille tai viranomaisille käytettävissä asianomaisissa rajoissa. Pöytäkirjan laadinnassa painotetaan selkeyttä, objektiivisuutta ja virallista kieltä; siitä tulisi ilmetä päätösten vaikutukset ja vastuuhenkilöt sekä seuraavat toimenpiteet. Kokouspöytäkirja eroaa muistiinpanoista siinä, että se on virallisempi, virheettömämpi ja oikeudellisesti vahvempi todiste päätöksenteosta.