kassakirjan

Kassakirja on kirjanpidollinen väline, jolla tallennetaan yrityksen käteisvarojen liikkeitä. Suomessa termi viittaa käteisvarojen tuloihin ja menoihin sekä niihin liittyviin tapahtumiin, joita ei välttämättä tallenneta heti esimerkiksi pankkitilin tilinotteisiin. Kassakirja voi olla manuaalinen tai sähköinen, ja se muodostaa olennaisen osan kirjanpitoa.

Käytön tarkoitus on seurata kassavirtaa, tarjota todentava ja ajantasainen kuva käteisrahaston tilasta sekä tukea kirjanpidon muiden osien, kuten pankkitilin ja myynti- sekä ostolaskujen, yhteensovittamista. Kassakirja auttaa myös maksujen ja saamisten sekä mahdollisten pettymysten paikantamisessa ja helpottaa tilinpäätöksen sekä verotusasioiden valmistelua.

Tavallisesti kassakirjaan merkitään seuraavat tiedot: päivämäärä, tapahtuman kuvaus tai selite, mahdollinen viite tai laskun numero, summa sekä käsittelykohta (sisään- tai ulosotto) ja kassan tiliin kohdistuva muutos sekä tarvittaessa lasku- tai viitetiedot. Kirjaukset tulisi tehdä ajantasaisesti ja niiden tulisi olla johdonmukaisia muiden kirjanpitokirjojen kanssa. Käytännössä kassakirja voi olla osa yleistä journaalia tai erillinen käteiskirjanpito, ja sen yhteensopivuus talousjärjestelmän kanssa on tärkeää.

Sääntely ja säilytystiedot: kirjanpitolaki ja veroviranomaiset edellyttävät, että kirjanpitokirjat ja tositteet säilytetään asianmukaisesti. Kassakirja sekä siihen liittyvät tositteet on säilytettävä kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Käytännössä jokainen pienyritys voi valita sopivan tavan: manuaalisen tai digitaaliset työkalut, kunhan tiedot ovat oikeellisia ja jäljitettävissä.

Kassakirja on siis keskeinen väline pienyritysten ja muiden toimijoiden käteistapahtumien hallinnassa ja tilinpäätöksen tukena.