inventariación

La inventariación es el proceso sistemático de identificar, registrar, contar, describir y valorar los bienes que pertenecen a una entidad, con el objetivo de disponer de un inventario actualizado. Se aplica en diferentes ámbitos, como la gestión de existencias de mercancías, la dotación de activos fijos y, en el ámbito legal o patrimonial, la determinación de bienes en una herencia, un proceso de liquidación o la catalogación de una colección.

Los pasos típicos de una inventariación incluyen la planificación y alcance, la identificación y etiquetado de los bienes, el conteo físico o verificación, la reconciliación con registros contables y sistemas de gestión, la valoración de los activos (según costo, valor de mercado o depreciación), y la documentación y emisión de informes. Las tecnologías como escaneo de códigos, RFID y sistemas ERP o de gestión de activos facilitan estas tareas.

Resultados y usos: se generan inventarios que incluyen cantidad, ubicación, descripción, estado y valor de cada bien. Estos datos respaldan la elaboración de estados contables, la determinación de impuestos y seguros, la toma de decisiones sobre reposiciones y mantenimiento, y el control interno para reducir pérdidas por robo o uso indebido.

En el derecho sucesorio, la inventariación de bienes permite establecer el patrimonio del causante y calcular deudas y repartos, mientras que en museos o bibliotecas la inventariación de colecciones documenta cada pieza para fines de custodia y preservación.

Entre los desafíos están activos no localizados, descripciones inexactas, diferencias entre registros y existencias, deterioro o desuso, y pérdidas por robo. Las buenas prácticas incluyen inventarios cíclicos o periódicos, segregación de funciones, controles de acceso, actualizaciones inmediatas, y la utilización de herramientas tecnológicas para registrar movimientos.