inventaariointia

Inventaariointi on systemaattinen prosessi, jossa tarkastetaan ja dokumentoidaan organisaation varat ja varastot: niiden määrä, sijainti ja kunto. Se kattaa sekä fyysisen varaston kuten tuotteet ja materiaalit että aineettomat varat. Inventaariointi toteutetaan usein osana sisäistä valvontaa sekä taloudellista raportointia, ja sitä käytetään sekä yrityksissä että kunta- ja julkishallinnossa sekä kirjasto- ja museosektorilla.

Prosessi etenee suunnittelusta käytäntöön: laaditaan aikataulut, määritellään vastuut ja työkalut, suoritetaan itse tarkistus (fyysinen laskenta tai kiertolaskenta), selvitetään erot ja tehdään oikaisut kirjanpitoon sekä loppuraportointi. Tekniikoita voivat olla fyysinen laskenta kerran vuodessa, kiertolaskenta eli säännöllinen osittainen laskenta sekä satunnais-/tilastollinen tarkastus. Käytettäviä työkaluja ovat viivakoodinlukijat, RFID-siru- tai kamerapohjaiset ratkaisut sekä varastonhallintajärjestelmät, joiden avulla tiedot tallentuvat sähköisesti.

Inventaarioinnin kohteita ovat sekä varastotilat että tuotannon eri vaiheiden varat, kuten raaka-aineet, keskeneräiset tuotteet ja valmiit tuotteet, sekä kirjasto- tai museo-arkistojen kokoelmat. Menetelmät voivat vaihdella toimialan mukaan, mutta tavoite pysyy samana: antaa tarkka, tilannekuvan sisältävä kuva organisaation resursseista.

Hyödyt sisältävät paremman taloudellisen oikeellisuuden, mahdollisuuden optimoida varastotasapainoa, vähentyneen hävikki- ja kadostuksin sekä paremmat päätöksentekotiedot. Haasteina voivat olla työvoimavaltainen prosessi, toiminnan häiriöt, inhimilliset virheet sekä tiedon ja järjestelmien välisen synkronoinnin vaatimukset. Lainsäädännössä ja tilinpäätöksessä oikea inventaario tukee verotus- ja auditointiyhteensopivuutta sekä tilinpäätöksen luotettavuutta.