inköpsordrar

Inköpsordrar (PO, purchase order) är ett kommersiellt dokument som utfärdas av köparen till leverantören och anger vilka varor eller tjänster som ska levereras, i vilka kvantiteter och till vilket pris. En inköpsorder blir normalt bindande när leverantören accepterar den eller när leveransen enligt villkoren sker.

Ett inköpsorder innehåller vanligtvis: PO-nummer, köparens och leverantörens uppgifter, en eller flera rader med beskrivning av varor eller tjänster, mängd, enhetspris och totalpris, leveransdatum och leveransadress, betalningsvillkor samt leverans- och fraktvillkor (t.ex. Incoterms). Andra relevanta uppgifter kan vara referens till ramavtal eller kontrakt, skatter och moms samt eventuella rubriker för leveransvillkor och fakturering.

Processen brukar börja med en rekvisition eller inköpsförfrågan som omvandlas till en inköpsorder och godkänns enligt företagets behörigheter och budget. Leverantören kan skicka en orderbekräftelse. Vid mottagning av varor eller tjänster görs en registrering och senare en faktura som matchar PO:n i en trevägsavstämning (PO, leveransbekräftelse och faktura).

Typer av inköpsordrar inkluderar standard-Po:n och blanket order/ramavtal, där beställningar görs upprepade gånger under avtalade villkor. Elektroniska inköpsordrar används ofta i moderna upphandlingssystem och IFR-system som integreras i ERP eller e-procurementlösningar.

Fördelarna med inköpsordrar är bättre kostnadskontroll, spårbarhet och tydlig kommunikation med leverantörer. Risker inkluderar felaktiga uppgifter, prissättning eller leveransvillkor som inte följs utan godkännande, samt potentiella tvister om ändringar saknas dokumenterade.