huoltoasiakirjat

Huoltoasiakirjat ovat dokumentteja, jotka tallentavat laitteen, ajoneuvon tai kiinteistön huolto- ja ylläpitotoimenpiteet. Niiden tarkoituksena on tarjota kattava ja ajantasainen historiallinen kuva huolloista, korjauksista sekä mahdollisista viasta- tai turvallisuusriskeistä. Huoltoasiakirjoilla voi olla sekä fyysinen että sähköinen muoto, ja ne voivat liittyä yksittäiseen laitteeseen tai laajempaan huolto- ja kunnossapito-ohjelmaan.

Yleensä huoltoasiakirjat sisältävät seuraavat tiedot: päivämäärä tai aikaväli, suoritetut toimenpiteet, käytetyt varaosat sekä niiden osanumeroineen, palveluntarjoaja tai huoltoteknikon nimi, mahdolliset kustannukset ja seuraavan huollon ajankohta tai käyttöaika. Lisäksi niihin voidaan merkitä ajoneuvojen tai koneiden käyttöaste tai ajokilometrit, takuuehdot sekä mahdolliset liitteet, kuten tarkastusraportit ja loppukäyntitodistukset.

Käytön tarkoitus on tukea ennakoivaa kunnossapitoa, varmistaa turvallisuus ja laitteiden toimintavarmuus sekä helpottaa takuukysymyksiä ja mahdollisia vakuutus- tai ostopäätöksiä. Huoltoasiakirjat ovat tärkeitä erityisesti seuraavissa konteksteissa: ajoneuvot ja raskas liiketoimintakoneisto, teollisuus- ja valmistuslaitteet sekä rakennusten kunnossapitojärjestelmät.

Säilytys ja hallinta voi tapahtua sekä paperi- että digitaalisen ylläpidon kautta, usein osana kunnossapito-ohjelmaa (CMMS). Digitaalinen tallennus helpottaa tiedon jakamista, hakua ja tulevien huoltojen aikataulutusta, sekä tukee muiden osapuolten, kuten omistajien, huoltohenkilöstön ja vakuutusyhtiöiden, tarpeita.