henkilöstödata

Henkilöstödata tarkoittaa työntekijöitä koskevaa henkilötietoa, jota organisaatiot käsittelevät rekrytoinnin, työsuhteen hoidon ja palkkahallinnon yhteydessä. Tietoja kerätään tunnistamisen mahdollistamiseksi sekä työsuhteen elinkaaren eri vaiheissa.

Tietojoukko voi sisältää perus- ja yhteystietoja (nimi, osoite, sähköposti), työsuhdetietoja (tehtävä, aloituspäivä, työsuhteen kesto, työaika), taloudellisia tietoja (palkka, verotiedot, etuudet), sekä suoritus- ja koulutustietoja. Terveydelliset tiedot sekä muut erityisen luottamukselliset tiedot voivat olla tarpeen, esimerkiksi sairauspoissaolojen tai työterveys- ja turvallisuustietojen hallinnassa; näitä käsitellään vain laillisesti sallitulla ja tarpeellisella tavalla.

Käyttötarkoitukset ovat palkanlaskenta, lakisääteinen raportointi, sosiaalietuudet, työvuorojen suunnittelu sekä rekrytointi, koulutus ja kehittäminen. Käsittelylle on oltava oikeusperuste (esim. sopimus, oikeutettu etu, lakivelvoite), ja erityisten tietojen kohdalla tiukemmat perusteet sekä tietoturvatoimet sekä minimointi.

Organisaatio vastaa tiedon käsittelystä ja varmistaa tietoturvan, tietojen minimoinnin sekä säilytysajan noudattamisen. Ulkopuoliset palveluntarjoajat voivat toimia käsittelijöinä; sopimuksin määritellään vastuut ja siirtorajat, myös EU/ETA-alueen ulkopuolelle tapahtuvat siirrot turvatuin edellytyksin.

Henkilöstödataan liittyvät oikeudet ovat pääsy tietoihin, oikaiseminen, poistaminen, rajoittaminen sekä vastustaminen ja siirtäminen. Käsittely on läpinäkyvää, turvallista ja vastuullista.