hankintaohjeistuksia

Hankintaohjeistukset ovat organisaation hankintoja koskevien ohjeiden ja sääntöjen kokonaisuus, jolla ohjataan ostosten suunnittelua, kilpailuttamista ja sopimusten hallintaa. Niiden tavoitteena on yhtenäistää toimintatapoja, lisätä läpinäkyvyyttä ja oikeudenmukaisuutta sekä varmistaa taloudellinen tehokkuus ja lainmukaisuus.

Tyypillinen hankintaohjeisto kattaa hankinnan suunnittelun, tarpeen määrittämisen, markkina- ja kohdentamistutkimukset, sekä teknisten vaatimusten laatimisen. Siihen kuuluvat kilpailuttamisen säännöt, toimivalta- ja valtuusmallit, sopimuspuolten valinnan perusteet, e-tarjousjärjestelmien käyttö sekä sopimusdokumentit ja ehtojen hallinta. Lisäksi ohjeistukset käsittelevät eettisiä periaatteita, riskienhallintaa, ympäristö- ja vastuullisuusvaatimuksia sekä tiedonhallintaa ja tietosuojaa.

Kun hankintaohjeistukset otetaan käyttöön, niiden tarkoituksena on sovittaa käytännöt organisaation koon ja toimialan mukaan. Julkisella sektorilla ne tukevat julkisia hankintoja koskevaa lainsäädäntöä ja kilpailuttamisperiaatteita, kun taas yksityisessä sektorissa ne voivat korostaa kustannustehokkuutta ja toimittajayhteistyön kehittämistä.

Implementointi sisältää koulutusta, sisäisen seurannan, auditoinnin sekä jatkuvan kehittämisen. Hankintaohjeistukset auttavat hallitsemaan kustannuksia, parantamaan kilpailuasetelmaa ja lisäämään toiminnan läpinäkyvyyttä sekä riskien hallintaa.

Ne ovat osa laajempaa hallintorakennetta ja tulisi laatia siten, että ne ovat selkeitä, saavutettavia ja helposti päivitettäviä sekä heijastavat organisaation arvot ja eettiset periaatteet.