godkjenningsmøter

Godkjenningsmøter er formelle møter der interessenter gjennomgår og beslutter forslag, endringer eller dokumenter før videre arbeid. Hensikten er å fastsette en godkjent basiskontroll og å autorisere neste fase i prosjektet, designet løsning eller endringsprosess.

Møtene finner vanligvis sted ved kritiske milepeler, slik som kravfrys, designgjennomgang, endringsforespørsler eller faseoverganger. En agenda inkluderer ofte en gjennomgang av dokumentasjon, vurdering mot fastsatte godkjenningskriterier, risikohåndtering, kostnader og tidsplan, samt eventuelle avklaringer som påvirker beslutningen. Beslutninger kan være å godkjenne, avvise eller sette betingelser for godkjenning. Det kan også forekomme conditional approval med konkrete oppgaver som må fullføres.

Deltakere varierer etter kontekst, men typiske medlemmer er prosjektleder, produkteier eller oppdragsgiver, systemarkitekt og utviklingsleder, kvalitetssikring, kompetanseansvarlige og eventuelle representanter for berørte enheter eller kunder. Dokumentasjon som godkjenningskriterier, beslutningstekst, betingelser, avvik og risikovurderinger registreres som referat og følges opp gjennom handlingslogg.

Fordeler med godkjenningsmøter inkluderer tydelig autoritet og beslutningsgrunnlag, bedre sporbarhet og kontroll av omfang og prioriteringer. Utfordringer kan være tidkrevende forberedelser og gjennomføring, behov for klare kriterier og avklarte ansvarsforhold, samt risiko for flaskehalser dersom interessenter ikke møter opp. See also: endringskontroll, styringsdokumenter, prosjektstyring.