formaattivaatimukset

Formaattivaatimukset ovat ohjeistuksia siitä, miten tiedostot tai tietojoukot on rakennettava ja esitettävä, jotta ne voivat tulla tehokkaasti käsitellyiksi, siirrettäviksi ja pitkäikäisesti käytettäviksi. Ne määrittelevät muun muassa tarvittavat muodot, rakenteen, koodauksen sekä sekä metatiedot että mahdolliset säännöt konformiteetille.

Vaatimukset kattavat tyypillisesti tiedostotyypin ja koodauksen (esim. UTF-8), datan rakenteen ja validoitavat säännöt (kuten XML Schema tai JSON Schema), sekä metatiedot kuten otsikon, kirjoittajan, päivämäärän ja version. Lisäksi ne voivat asettaa vaatimuksia arkistoinnille, saavutettavuudelle ja lokalisaatiolle, kuten PDF/A-arkistointivaatimukset tai kuvaustekstien saavutettavuus.

Prosessi perustuu määrittelyyn, valintaan viitekehyksestä, validointiin ja testaukseen sekä konformiteetin todentamiseen. Tarvittaessa luodaan raportointi- ja todentamiskäytännöt, jotta toimijat voivat osoittaa noudattavansa vaatimuksia.

Käyttökohteita ovat esimerkiksi julkisen hallinnon tiedonvaihto ja asianhallinta, tutkimus- ja opetussektorin tiedonhallinta sekä julkaisutoiminta. Formaattivaatimukset parantavat tiedon siirrettävyyttä, yhteentoimivuutta sekä pitkäaikaista säilyvyyttä ja mahdollistavat automaattisen käsittelyn.

Haasteita voivat olla epäyhteensopivat tulkinnat, puutteelliset tai ristiriitaiset metatiedot, sekä koodaus- tai tilankäyttöön liittyvät ongelmat. Hyviä käytäntöjä ovat selkeä dokumentointi, säännöllinen validointi, päivitysten hallinta sekä konformiteetin seuranta organisaatio- ja toimijakohtaisesti.