filhållningsassistent

Filhållningsassistent är en yrkesroll som finns i svenska organisationer och som ansvarar för filhållning och arkivering av dokument. Rollen innefattar både fysisk och digital hantering av filer, inklusive klassificering, märkning, indexering och lagring samt återsökning vid behov. Målet är att skapa ett pålitligt och lättillgängligt arkiv som stödjer beslutsfattande, efterlevnad av regler och effektiv administration.

Arbetsuppgifter inkluderar att organisera och ordna fysiska arkiv, märka hyllor och dokument, digitalisera och indexera filer, lägga upp metadata, och underhålla arkivlistor. Den som innehar rollen assisterar vid sökningar och upphämtningar av dokument, genomför gallring enligt retentionspolicy och ser till att sekretess- och säkerhetsrutiner följs. Rollen kräver ofta samarbete med andra avdelningar och uppföljning av arkivets tillstånd.

Kompetenser och verktyg: kunskap om dokumenthantering och arkivbegrepp, vana vid dokumenthanteringssystem (DMS) och metadata-standarden, god organisering och noggrannhet, grundläggande IT-kunskaper och hantering av säkerhet och sekretess, samt god kommunikation.

Kvalificeringar och karriärväg: vanligtvis krävs utbildning inom arkiv- och informationsvetenskap, biblioteks- eller administrativ utbildning samt relevant arbetslivserfarenhet. Rollen kan leda vidare till arkivarie, informationsförvaltare eller sekreterar- och administrativa ledarroller.

Omfång: Filhållningsassistent förekommer framför allt i offentliga verksamheter, vård, juridik, större företag och skolor där systematisk arkivering är viktig.