företagsarkiv

Företagsarkiv är en samling dokument och data som ett företag bevarar under sin verksamhet och efter avslut. Arkivet omfattar administrativa handlingar, ekonomiska redovisningar, juridiska dokument och operativa material samt digitala records som e-post, affärssystem, protokoll och beslut. Syftet är att stödja kontroll, uppfyllelse av lagkrav, kunskapsöverföring och historisk dokumentation.

Företagsarkivet kan vara fysiskt, digitalt eller en kombination. Det kräver en ansvarig för arkiv- eller dokumenthantering som formulerar bevarings- och gallringspolicyer, fastställer behörigheter och säkerställer att metadata gör materialet sökbart. Organisationen bör använda en livscykelhantering där dokument skapas, används, kvarstår och slutligen gallras eller överförs till långtidsförvaring.

Vanliga innehållstyper inkluderar bokföringshandlingar, årsredovisningar och kontrakt, personalakter, protokoll, beslutsdokument, immateriella rättigheter och rapporter. Även elektroniska kommunikationer och datafiler som tillhör nyckelprocesser arkiveras. Behandlingen av personuppgifter följer dataskyddslagar såsom GDPR.

Arkivarbete följer standarder och lagstiftning. I Sverige gäller bland annat bokföringslagen och arkivlagen, samt internationella standarder för arkiv- och dokumenthantering som ISO 15489 och ISO 16175. Dessa ramverk betonar bevarande, kvalitet, integritet och spårbarhet.

Bevaringstider varierar beroende på dokumenttyp och lagkrav; redovisningshandlingar bevaras ofta i minst sju år. Gallring måste ske enligt fastställda rutiner och arkivet bör vara skyddat mot obehörig åtkomst, och styras av policyer för tillgång och säkerhet. Ett väl fungerande företagsarkiv stärker rättssäkerhet, regelefterlevnad och organisatoriskt lärande.