dokumenttipohjat

Dokumenttipohjat ovat ennalta laadittuja asiakirjapohjia, jotka antavat rakenteen ja paikkamerkit uuden dokumentin laatimiseen. Ne voivat olla digitaalisia malleja sekä Word- tai Google Docs -pohjia, laskupohjia, pöytäkirjapohjia tai sähköisiä lomakkeita järjestelmissä.

Sovelluskohteita ovat muun muassa kirjeet, laskut, sopimusmallit, raportit, kokouksien pöytäkirjat sekä hakemukset. Tavoitteena on varmistaa johdonmukaisuus, brändin oikea ilme sekä noudattaa sisäisiä ohjeita ja lainsäädäntöä. Pohjat sisältävät usein otsikot, paikkamerkkejä täytettäville tiedoille (esim. päivämäärä, vastaanottaja, aihe) sekä valmiita osiokuvia ja tyhjiä täyttökenttiä.

Dokumenttipohjat voidaan laatia organisaation sisällä tai hankkia valmiina kolmansilta osapuolilta. Tärkeää on antaa ohjeet siitä, mitä kenttiä on täytettävä ja millaisia muokattavia osia saa muokata. Pohjia tulisi säännöllisesti päivittää ja hallita versionhallinnalla, jotta käytössä ovat ajantasaiset vaatimukset ja brändivaatimukset.

Hyötyjä ovat ajansäästö, yhdenmukaisuus, parempi luettavuus sekä helpompi hallinta ja seurattavuus. Huomioitavaa on, että pohjat eivät saa rajoittaa luovuutta tai joustavuutta, ja niiden on oltava helppokäyttöisiä sekä saavutettavia ja lokalisoitavia.

Dokumenttipohjia löytyy yleisesti toimisto-ohjelmistojen sisäisistä kirjastoista, intraneeteista ja käytännön julkisten tai yksityisten organisaatioiden dokumentaatiosta. Ne voivat olla myös osa asiakirjahallinta- tai laadunvarmistusjärjestelmiä.

---