datanhallintapolitiikat

Datanhallintapolitiikat ovat organisaation ohjeistuksia ja sääntöjä, joiden tarkoituksena on ohjata datan hallintaa koko sen elinkaaren ajan. Ne määrittelevät, kuka omistaa dataa, miten sitä luokitellaan, tallennetaan ja jaetaan sekä miten sitä käytetään ja suojataan.

Politiikat koskevat kaikkia data-omaisuutta sekä datan sisältäviä järjestelmiä ja datalähteitä riippumatta siitä, onko data strukturoitua vai unstrukturoitua. Ne tähtäävät tietojen laadun, saatavuuden, eheyden ja luottamuksellisuuden varmistamiseen sekä lain- ja säädösten noudattamiseen, erityisesti henkilötietojen käsittelyyn liittyen.

Keskeisiä osa-alueita ovat datan omistajuus ja vastuut (data owner, data steward), datan luokittelu, elinkaaren hallinta (luominen, tallentaminen, käyttö, jakaminen, arkistointi, poistaminen), pääsynvalvonta ja tunnistautuminen sekä ohjeet datan käsittelystä, turvallisuustoimenpiteet kuten salaus ja pseudonymisointi, sekä tiedon laadun ja metatietojen hallinta sekä säilytys- ja poistamisaikataulut.

Datanhallintapolitiikat kuuluvat organisaation data governance -toimintaan. Niitä johtaa datan hallintaa koordinoiva neuvosto, ja niihin osallistuvat roolit kuten data-omistaja, data steward sekä usein tietosuojavastaava. Poliittiset prosessit edellyttävät selkeää vastuunjakoa ja säännöllistä arviointia.

Yrityksen noudattaa sovellettavaa lainsäädäntöä ja säädöksiä, kuten GDPR:ää sekä kansallisia tietosuojasääntöjä ja toimialan erityisiä vaatimuksia. Politiikat edellyttävät dokumentaatiota, vaikutustenarviointeja tarpeen mukaan ja säännöllisiä auditointeja sekä jatkuvaa parantamista riskien hallitsemiseksi.

Toteutus ja ylläpito tapahtuvat järjestetyllä prosessilla: politiikkoja laaditaan ja hyväksytetään sidosryhmillä, ne viestitään henkilöstölle ja koulutetaan, ja niiden vaatimuksia seurataan mittarein ja auditoinnein. Pitkäaikainen arvo syntyy valvontaa, palautejärjestelmiä ja muutosten hallintaa kautta.

Esimerkkejä politiikan osa-alueista ovat pääsynhallintapolitiikka, datan säilytys- ja poistamispolitiikka, datan luokittelupolitiikka, datan jakamisen periaatteet sekä tietosuoja- ja tietoturvatoimenpiteet sekä hätätilanteiden hallintamallit.