arkivbildningsprocess

Arkivbildningsprocessen avser de samordnade aktiviteter som leder från uppkomsten av dokumentation i en organisation till deras bevarande, organisering och tillgång över tid. Den omfattar både fysiskt material och digitalt innehåll som uppstår i offentliga och privata verksamheter, såsom papper, e-post, databaser och multimedialt material.

Processen består av flera faser. Skapande och fångst av arkivmaterialet följs av värdering av bevarandevärde, där beslut tas om vad som ska sparas permanent. Efter beslutet genomförs ackessionering och överföring till arkivet. Därefter följer ordning och beskrivning, dvs. klassificering i fonder och serier, tillämpning av metadata och skapande av tillgångsbeskrivningar (finding aids). Bevarandeåtgärder vidtas för att skydda materialet mot förstörelse och förlust, inklusive digital bevarande och migrering av filer vid behov.

Digital arkivering kräver särskild hänsyn till autenticitet, integritet och fixitet, samt till metadata, format och långsiktig teknisk stöd för migrering och konvertering. Långsiktiga policys och planer underlättar bevarandet i takt med teknisk utveckling och förändrade användarbeteenden.

Roller och ansvar finner man ofta hos arkivarier, arkivansvariga och arkivorganisationer inom både offentliga myndigheter och privata organisationer. Dessa verksamheter utarbetar bevarandepolicyer, rutiner för överföring och description samt publikationen av tillgångsbeskrivningar som möjliggör forskning och insyn.

Resultatet är arkiv som behåller relevanta handlingar över tid och som är sökbara genom tillgångsbeskrivningar, vilket stödjer rättssäkerhet, historisk dokumentation och transparens.