arkistointiratkaisuissa

Arkistointiratkaisut ovat järjestelmiä ja käytäntöjä, jotka hallitsevat asiakirjojen ja digitaalisen tiedon elinkaarta organisaatiossa. Ne yhdistävät asiakirjanhallinnan, arkistoinnin ja digitaalisen säilyttämisen toiminnot siten, että tiedot ovat käytettävissä, luotettavia ja oikeudellisesti arvioitavia sekä helposti löydettävissä tarvittaessa. Tavoitteena on tukea liiketoimintaa, oikeudellisia vaatimuksia sekä julkisen sektorin arkistointilainsäädäntöä.

Keskeiset komponentit ovat: asiakirjanhallintajärjestelmä (DMS) ja arkistointijärjestelmä, jotka mahdollistavat luokituksen, metatietojen hallinnan, säilytysajoituslausekkeet, oikeuksien hallinnan sekä auditoinnin. Digitaalista säilyttämistä varten käytetään säilytystekniikoita, tietojen eheyden varmistamista (fixity), migraatio- ja emulointistrategioita sekä metatietorakenteita, jotka tukevat pitkäaikaista löydettävyyttä. Järjestelmät tukevat myös liitäntöjä muihin yritysjärjestelmiin ja prosessiketjuihin sekä mahdollistavat säilytys- ja hävityssäännöt sekä versio- ja toimitettavuuden hallinnan.

Tyypillisesti arkistointiratkaisut voivat olla on-premises-, pilvi- tai hybridiratkaisuja. Ne noudattavat kansainvälisiä ja kansallisia standardeja ja suosituksia, kuten ISO 15489 (tiedonhallinta ja arkistointi) sekä OAIS-viitearkkitehtuuria digitaalisen säilyttämisen periaatteille. Hyödyt sisältävät paremman tiedonhallinnan, riskien pienentämisen ja oikea-aikaisen tiedonsaannin, kun taas haasteisiin kuuluu muutosjohtaminen, integraatiot sekä kustannusten hallinta ja tietoturva.