arkistointipolitiikan

Arkistointipolitiikka on organisaation ohjenuora tai periaatteiden kokonaisuus, jolla määritellään, miten rekisterit, asiakirjat ja digitaaliset tallenteet valitaan, säilytetään ja mahdollisesti tarjotaan niihin pääsy pitkällä aikavälillä. Sen tarkoituksena on turvata tiedon säilyvyys, luotettavuus ja käytettävyys sekä noudattaa lainmukaisia ja organisaation sisäisiä vaatimuksia.

Politiikka kattaa sekä digitaalisen että fyysisen aineiston hallinnan. Keskeisiä osa-alueita ovat säilytys- ja hävittämisaikataulut, tiedon luokittelu ja metatietojen standardit sekä varmistukset tiedon säilyvyydestä ja käytettävyydestä ajan myötä. Hyvin laadittu arkistointipolitiikka määrittelee myös arkistoitavien aineistojen valinnanperusteet, tietojen luottamuksellisuuden ja yksityisyyden suojan tasot sekä käyttöoikeudet.

Elinkaari kuvataan usein seuraavasti: uuden asiakirjan luominen tai vastaanotto, luokittelu ja metatiedon kerääminen, pitkäaikainen säilytys, tarvittaessa siirto arkistoon, sekä lopulta hävittäminen tai erityinen säilyttämisvelvoite. Hallinnointi ja vastuut jakautuvat usein arkistopalveluiden henkilöstölle ja ylimmälle johdolle sekä tietosuoja- ja oikeudellisten velvoitteiden noudattamisesta vastaaville toimielimille.

Lainsäädäntö ja standardit muu työtämä: arkistolaki, henkilötietolaki ja muut toimialakohtaiset säädökset ohjaavat politiikan laatimista ja käytäntöjä. Haasteina korostuvat digitaalinen säilyvyys, formaattien yhteensopivuus sekä laadukkaan metatiedon varmistaminen. Hyvin laadittu arkistointipolitiikka tukee organisaation läpinäkyvyyttä, vastuutietoista hallintaa ja historian tallentamista.