arkistointipolitiikka

Arkistointipolitiikka, suomeksi myös tallennuspolitiikka, on joukko periaatteita ja sääntöjä, jotka määrittelevät, miten organisaatiot keräävät, säilyttävät ja hallinnoivat tietoa ja asiakirjojaan. Sen tarkoituksena on varmistaa, että tärkeät tiedot säilyvät luotettavasti ja saavutettavissa koko niiden elinkaaren ajan. Hyvin määritelty arkistointipolitiikka auttaa organisaatioita noudattamaan lainsäädäntöä, parantamaan tiedonhallintaa ja tukemaan liiketoimintaprosesseja.

Politiikka kattaa yleensä useita osa-alueita. Ensinnäkin se määrittelee, mitä tietoa ja asiakirjoja tulee arkistoida, esimerkiksi kirjeenvaihtoa, sopimuksia, talousasiakirjoja tai sähköposteja. Toiseksi se käsittelee säilytysaikoja, eli kuinka kauan eri tyyppisiä tietoja tulee säilyttää. Säilytysajat voivat perustua lakisääteisiin vaatimuksiin, liiketoiminnan tarpeisiin tai historialliseen arvoon. Kolmanneksi politiikka voi sisältää ohjeita tietojen järjestyksestä ja luokittelusta, jotta niitä on helppo hakea ja käyttää myöhemmin.

Lisäksi arkistointipolitiikka voi määritellä, miten tietoa tuhotaan turvallisesti, kun sen säilytysaika on umpeutunut. Tämä on tärkeää tietosuojan ja tietoturvan varmistamiseksi. Politiikan laatiminen ja noudattaminen edellyttää usein yhteistyötä eri osastojen välillä, kuten IT:n, lakiosaston ja liiketoimintayksiköiden. Tehokas arkistointipolitiikka on keskeinen osa modernia tiedonhallintaa ja riskienhallintaa.