arkikirjoituksessa

Arkikirjoitus on arkistotieteessä käytetty termi, jolla tarkoitetaan dokumenttien ja lähteiden kuvaamista, luettelointia sekä niiden kontekstin tallentamista arkistokokonaisuuksiin. Sen tavoite on turvata alkuperä, säilyvyys ja löytö- sekä käytettävyys tuleville tutkijoille ja kulttuuriperinnölle. Arkikirjoitus toimii yhteydenpitäjänä tutkijan, lähteen ja sen historiallisen taustan välillä sekä edistää lähteiden ymmärrettävyyttä.

Keskeisiä osa-alueita ovat provenance eli aineiston alkuperän ja peräkkäisyyden kuvaaminen sekä alkuperäisen järjestyksen huomioiminen, jos mahdollista. Kuvaukseen sisältyy metatiedot, kuten tekijä, ajankohta, materiaali, lähde ja säilytysolosuhteet. Lisäksi arkikirjoitus tuottaa löytöavun kaltaisia välineitä, kuten luetteloinnin luokitusjärjestelmiä ja hakukenttiä, joiden avulla käyttäjä voi löytää ja ymmärtää lähteet.

Prosessi kattaa vastaanotto-, järjestely- ja kuvailuvaiheet sekä tallennus- ja luettelointityön. Se noudattaa vakiintuneita periaatteita ja standardeja, kuten alkuperäisyyden säilyttämisen, auktoriteettistrategioiden sekä terminologian yhdenmukaisuuden tavoitteita. Digitaalisen aikakauden myötä syntyy lisäksi sähköisiä metatietovirtoja, digitaalisten aineistojen kuvauksia sekä tietokantapohjaisia löytövälineitä.

Rooli ja merkitys: arkikirjoitus tukee tutkimusta, turvaa lähteiden jäljitettävyyden sekä edistää kulttuuriperinnön saavutettavuutta. Suomen ja kansainväliset käytännöt sekä kuvailuperiaatteet ohjaavat arkea arkistoissa, museoissa ja kirjastoissa. Haasteina ovat terminologian ristiin sovittaminen, fragmentaariset lähteet sekä rajoitetut resurssit. Tulevaisuudessa digitaalisuus ja tekoälyn työkalut voivat tukea kuvailua ja automaattista löytötilanteiden parantamista.