archívumkezelésben

Az archívumkezelésben a dokumentumok és adatok életciklusát szervezik és irányítják egy intézmény felhasználható, hosszú távú megőrzésének érdekében. Célja a hiteles, integritásban megőrzött és hozzáférhető állományok biztosítása, amelyek megfelelnek a jogi, etikai és szakmai előírásoknak.

Az életciklus magában foglalja az eredetileg keletkező anyagok értékelését és döntését a további megőrzésről vagy selejtezésről, az anyagok rendezését és leírását (metaadatok és leíró dokumentumok készítése), valamint a megőrzést, amely lehet fizikai tárolás vagy digitális megőrzés. A hozzáférés megszervezése és a használat támogatása szintén része, ideértve az adatvédelmi és biztonsági követelmények betartását.

Digitális archívumoknál a megőrzés különös hangsúlyt kap: metaadatok, formátumszabványok, állagmegóvás, formátum-migráció, és fixitás ellenőrzése (például hash-számokkal) a tartalom integritásának biztosítására.

Szabványokkal: nemzetközi keretek, például ISO 15489 Records Management és ISAD(G), PREMIS a megőrzéshez, továbbá metadata- és leírási standardok alkalmazása. Az archívumkezelés felelősei lehetnek archivisták, records manager-ek, informatikai szakemberek és jogi tanácsadók; együttműködésük nélkülözhetetlen.

Összegzés: archívumkezelésben a hatékony dokumentumkezelés és megőrzés hozzájárul a szervezet átláthatóságához, kutatási forrásokat biztosít, és biztosítja a jogi kötelezettségek teljesítését.