archiviare

Archiviare è un verbo italiano che indica l’operazione di collocare documenti, dati o comunicazioni in un archivio per la loro conservazione a lungo termine e per permetterne il recupero. L’azione può riferirsi sia a documenti fisici spostati in un archivio sia a file digitali conservati in un archivio elettronico. Archiviare si distingue dall’eliminazione o dalla semplice conservazione nell’uso quotidiano, e può far parte di pratiche di gestione documentale e di governance delle informazioni.

Etymologia

La parola deriva dal latino archivum, passando per il francese archiver e quindi entrando nell’italiano come archiviare. Il sostantivo correlato archiviazione designa il processo stesso, mentre archivio indica il luogo o il sistema di conservazione.

Uso e contesto

In ambito privato, archiviare è comune per posta elettronica, documenti, foto e altri contenuti non più in uso attivo ma necessari per riferimenti futuri. In ambito professionale si parla di gestione documentale, governance delle informazioni e conservazione sostitutiva, distinguendo tra archiviazione attiva (accessibile con frequente utilizzo) e archiviazione in archivio (accesso meno frequente, preservazione a lungo termine).

Processo e standard

L’archiviazione coinvolge selezione, classificazione, indicizzazione e conservazione, supportata da metadati idonei e da una tassonomia o classificazione. Per la conservazione digitale si fanno uso di standard di metadata come Dublin Core e PREMIS e di riferimenti normativi come ISO 15489 e i principi di conservazione a lungo termine. In contesto giuridico e gestionale, l’archiviazione deve rispettare norme di protezione dei dati, durata di conservazione e accessibilità, nonché audit trail e integrità dei supporti.

Voci correlate

Conservazione sostitutiva, archivio, gestione documentale, retention schedule.