arbetsflödesstyrningssystem

Arbetsflödesstyrningssystem, förkortat WFMS eller workflow-/arbetsflödessystem, är mjukvara som designar, exekverar och övervakar affärsprocesser och arbetsflöden. Genom att definiera sekvens av uppgifter, regler, beslutslogik och resurser möjliggör de automatisk och mänsklig medverkan i rätt ordning.

Vanliga funktioner inkluderar processmodellering (ofta med BPMN-liknande notation), uppgiftshantering, godkännande- och aviseringar, SLA- och tidsstyrning, spårbarhet och audit trails, reglermotor, samt integrationer till ERP, CRM, dokumenthantering och e-post.

Arkitektur består ofta av en central processmotor, anslutningar till databaser och system, användargränssnitt för operatörer och administratörer, säkerhet, autentisering, behörigheter och loggning. Många system stödjer versionering av processmodeller och körningshistorik.

Användningsområden inkluderar fakturahantering, personalrekrytering och onboarding, supportärenden, inköps- och orderhantering samt IT-tjänstehantering. Fördelar är ökad effektivitet, konsistens, bättre spårbarhet och efterlevnad av regler samt bättre möjligheter att övervaka prestationer.

Utmaningar inkluderar komplexitet i modellering, behov av tvärfunktionellt engagemang, kostnader, integrationsarbete och data- och säkerhetskrav. Framgång kräver tydliga processer, change management och kontinuerlig förbättring.

Relation till BPM och RPA: WFMS fokuserar på exekvering och routing av arbetsflöden, medan moderna BPM-lösningar ofta omfattar hela livscykeln av processer, inklusive modellering, analys och optimering, och kan användas tillsammans med robotiserad processautomation (RPA) för bredare uppgifter.

Vanliga deployments inkluderar on-premises, molnbaserade eller hybridlösningar. Stöd för standards som BPMN 2.0 för processmodellering och REST/SOAP- API:er för integration är vanligt. Exempel på användning är automatiserad fakturaflöde, onboarding, incidenthantering.