alkuvalmisteluissa

Alkuvalmisteluissa on kyse prosessin tai hankkeen varhaisista valmisteluista ennen varsinaista toteutusta. Sillä tarkoitetaan toimia, joilla varmistetaan, että projekti on kannattava, toteuttamiskelpoinen ja selkeästi suunniteltu. Keskeisiä tehtäviä ovat tavoitteiden määrittely, laajuuden tai rajojen asettaminen sekä menettelytapojen valinta. Sidosryhmien kartoitus, tarvekartoitus ja vaatimusten analyysi auttavat hahmottamaan, mitä on tehtävä ja miten menestystä mitataan.

Lisäksi tehdään toteuttamiskelpoisuutta koskeva arvio, kustannus- ja aikataulusuunnitelmat sekä resurssien hankintoja koskevat esisuunnitelmat. Riskinarviointi, laadunvarmistuksen periaatteet sekä säädösten ja ympäristövaikutusten huomiointi kuuluvat usein alkuvalmistelun piiriin. Dokumentoitu suunnitelma eli projektikansi tai vastaava sekä päätöksentekopisteet auttavat siirtymään seuraavaan vaiheeseen.

Alkuvalmisteluissa tuotetut tulokset voivat sisältää alustavia määrittelyjä, riskikirjan, hankintaprosessin pohjia sekä viestintä- ja hallintokäytäntöjen viitteet. Prosessi on usein iteratiivinen: saatu palaute voi täsmentää tavoitteita tai laajuutta ennen varsinaista toteutusta.

Esimerkkejä konteksteista ovat rakennushankkeet, joissa tehdään alue- ja ympäristöselvityksiä sekä kustannusten alustava laskenta; ohjelmistoprojektit, joissa laaditaan konseptointi ja arkkitehtuurin esiselvitys; sekä tapahtumien järjestäminen, jossa laaditaan turvallisuus-, tilasuunnittelu- ja logistiikkaperiaatteet ennen varsinaista tapahtumaa.