afklaringsmøder

Afklaringsmøder er strukturerede møder designet til at opnå fælles forståelse af et projekt, en opgave eller en service mellem parter som ofte inkluderer en kunde, bestiller eller bruger og en leverandør eller projektteam. Mødet har som mål at bringe alle væsentlige parter til orde og at afklare mål, rammer, krav og succeskriterier samt at synliggøre usikkerheder og antagelser.

Typiske formål er at afklare formål og forventninger, definere omfang og prioriteringer, kortlægge roller og beslutningskompetencer, identificere afhængigheder og risici, fastlægge tidsplan og leverancer samt fastlægge måle- og evalueringkriterier. Afklaringsmøder bruges ofte i projektopstartsfasen, ved større ændringer i et projektforløb eller når der skal etableres en ny service eller kontrakt.

Deltagere og forberedelse: Mødet ledes ofte af en facilitator eller projektleder og kan inkludere kunder, projektansvarlige, forretnings- og tekniske interessenter samt evt. myndigheder eller brugere. Forberedelse kræver et kortfattet referat af problemstilling, relevante dokumenter og en skitseret dagsorden samt identifikation af beslutningspunkter og fastsatte succeskriterier.

Gennemførelse og output: Under mødet gennemgås formål, rammer og krav. Resultatet er ofte et fælles referat eller en kort brief, der beskriver mål, afgrænsning, prioritering, ansvar, beslutninger og handleplaner samt næste skridt og tidsfrister.

Fordele og udfordringer: Afklaringsmøder kan reducere risiko for misforståelser, skære igenom uklarheder og forbedre samarbejdet. Udfordringer kan være tidsforbrug, risiko for beslutningsstagnation hvis processer ikke følges, og behov for effektiv facilitering for at opnå klare resultater.