Viranomaisarkistoihin

Viranomaisarkistoihin viitataan julkisyhteisöjen hallinnon aikana syntyneiden asiakirjojen ja muun aineiston pysyvän tai tilapäisen säilyttämisen sekä hallinnon toiminnan muistina. Ne kattavat esimerkiksi kirjeenvaihdon, päätökset, pöytäkirjat sekä sähköiset että paperiset asiakirjat. Viranomaisarkistot muodostavat osan julkisen sektorin arkistointia ja tukevat hallinnon läpinäkyvyyttä, vastuullisuutta sekä tutkimusta.

Sääntely ja vastuut: Arkistolaki velvoittaa viranomaiset huolehtimaan asianmukaisesta arkistoinnista, laatimaan säilytysajat sekä siirtämään pitkäaikaissäilytystä varten soveltuvaa aineistoa Kansallisarkistoon tai alueellisiin ja kuntien arkistoihin. Kansallisarkisto antaa ohjeita arkistointikäytännöistä, valvoo säilytyksiä ja koordinoi kansallista arkistotoimea sekä parhaiden käytäntöjen yleistämistä.

Rakenne ja käytäntö: Suomessa on Kansallisarkisto sekä alueelliset ja kunnalliset arkistot, jotka vastaavat paikallisesti syntyneen aineiston säilyttämisestä ja käytettävyyden turvaamisesta. Viranomaisarkistot voivat koostua sekä omista säilytyskokonaisuuksistaan että niitä koskevista siirtoprosesseista; arkistojen roolit ja toimintaperiaatteet määritellään yleisten ohjeiden ja lakien mukaan.

Avoimuus ja tietosuoja: Julkisuuslaki sekä tietosuoja-asetukset rajaavat pääsyä arkistoituun aineistoon. Usein arkistot ovat julkista tietoa, mutta joihinkin asiakirjoihin kohdistuu rajauksia, erityisesti henkilötietoja koskien ja turvallisuuskäytäntöjä suojelevien säännösten vuoksi.

Digitaalinen aikakausi: Siirtymä sähköiseen arkistointiin on muokannut käsittelyä, metatietojen hallintaa ja pitkäaikaissäilytystä. Digitaalisten viranomaisarkistojen tulee varmistaa tiedon eheyys, saatavuus ja varmuuskopiointi sekä kestävä Kyoto-arkistointi.