Viestintämenettelyt

Viestintämenettelyt ovat organisaation tai julkisyhteisön ohjeistusta viestinnän suunnittelusta, toteutuksesta ja jälkiseurannasta. Niiden avulla varmistetaan, että sekä sisäinen että ulkoinen viestintä on selkeää, oikeellista ja yhdenmukaista koko organisaatiossa.

Viestinnän tarkoituksena on tukea päätöksentekoa, ylläpitää luottamusta ja varmistaa sidosryhmien asianmukainen informointi. Menettelyt koskevat kaikkia viestinnän muotoja ja kanavia, kuten sähköpostia, intranettia, tiedotteita sekä suullista vuorovaikutusta. Ne määrittelevät, kenelle viestit kohdennetaan ja milloin vastauksia annetaan.

Roolit ja vastuut ovat selkeät: vastuu viestinnästä ja sen laadusta on viestintäyksiköllä, ja johto sekä lakiasiantuntijat varmistavat noudattamisen. Viestintäkanavat, kieli ja tyyli määritellään siten, että ne vastaavat kohdeyleisöä ja ovat saavutettavia.

Viestintämenettelyt sisältävät protokollat viestien hyväksyntä- ja julkaisujonoille, aikataulut sekä arkistointi- ja oikeellisuusvaatimukset. Ne tarjoavat valmiita malleja, kalentereita ja viestinnän laadun seurantamenetelmiä.

Tietosuoja ja luottamuksellisuus ovat keskeisiä. Henkilötietojen käsittely noudattaa voimassa olevaa lainsäädäntöä ja sisäisiä tiedonhallintaperiaatteita.

Kriisiviestintä ja poikkeustilanteet vaativat erilliset, ennalta määritellyt toimintamallit sekä nopean hyväksyntäketjun ja selkeät vastuut.

Viestintämenettelyjä tarkistetaan säännöllisesti, opitaan kokemuksista ja päivitetään lain ja käytäntöjen muuttuessa. Koulutus ja harjoitukset auttavat henkilöstöä noudattamaan menettelyä.

Esimerkkeinä ovat sisäinen tiedottaminen, asiakas- ja sidosryhmäviestintä sekä tiedotus medialle.