Varoituskirjaimet

Varoituskirjaimet ovat työnantajan antamia kirjallisia varoituksia, joiden tarkoituksena on puuttua työntekijän työskentelyyn tai käyttäytymiseen ennen mahdollisia vakavampia seuraamuksia. Niitä käytetään yleisesti eri toimialoilla ja ne voivat koskea esimerkiksi myöhästelyä, suorituskyvyn puutteita, laiminlyöntejä, turvallisuussääntöjen rikkomuksia tai muuta työ- tai pelikieltojen rikkomista suhteessa voimassa oleviin ohjeisiin.

Kirjeen keskeiset tiedot ovat: osapuolten tunnisteet, päivämäärä sekä kuvaus rikkomuksesta tai suoriutumisen ongelmasta, viittaukset sovellettaviin säädöksiin tai politiikkoihin, vaaditut parannustoimenpiteet sekä arvioitu aika sitä varten. Lisäksi varoituksessa voidaan mainita mahdolliset seuraamukset, mikäli parannusta ei tapahdu (esimerkiksi lisävaroitukset tai lopullinen erottaminen). Varoitus on yleensä osa työnantajan menettelytapamenettelyä ja sen tarkoituksena on antaa työntekijälle tilaisuus korjata toimintansa.

Lainsäädäntö ja käytäntö: varoituskirjeiden sisältö ja prosessi voivat vaihdella työpaikasta riippuen. Suomessa varoituskäytännön käytännöt määräytyvät osittain työsopimuslaista, työsopimuksiin ja työehtosopimuksiin sisältyvistä säännöksistä sekä yrityksen omista ohjeistuksista. Kirjeen käsittelyä ja tallennusta ohjataan yleisesti oikeudenmukaisuuden, kohtuullisuuden ja asianmukaisen dokumentoinnin periaatteilla; epäselvyyksien välttämiseksi työntekijällä on mahdollisuus vastata varoitukseen.

Varoituskirjeet voivat olla osa kaksivaiheista järjestelmää, jossa kirjallinen varoitus on ensimmäinen varoitus ja vakavampi rikkomus voi johtaa seuraaviin toimenpiteisiin tai erottamiseen, jos parannusta ei tapahdu.