Upphandlingsenheten

Upphandlingsenheten är en funktion inom offentliga organisationer i Sverige som ansvarar för planering, genomförande och uppföljning av upphandlingar. Enheten kan finnas i kommuner, regioner, statliga myndigheter, universitet och andra offentliga organ och kallas ofta upphandlingsenhet eller inköpsenhet.

Viktiga ansvarsområden inkluderar behovs- och marknadsanalys, upprättande av kravspecifikationer och upphandlingsdokument, annonsering och genomförande av upphandlingar i enlighet med lagen om offentlig upphandling (LOU) och relevanta EU-direktiv, hantering av anbud, utvärdering och tilldelning av kontrakt, samt kontraktshantering och uppföljning av leverantörer. Enheten ansvarar också för risk- och leverantörsrelationer, uppföljning av ekonomi och mål, samt dokumentation och arkivering av upphandlingsärenden.

Organisation och arbetsflöde varierar, men ofta leds upphandlingsenheten av en upphandlingschef eller ingår i en större inköpsfunktion. Arbetsprocessen sker i nära samarbete med juridik, verksamhetens beställare, ekonomi och miljö-/hållbarhetsenheter. Användning av e-upphandling och tenderplattformar är vanligt för att säkerställa transparens och konkurrens.

Genom att följa regelverk och principer om öppenhet, likabehandling och ickediskriminering ska upphandlingsenheten bidra till bästa möjliga värde för offentliga medel, samtidigt som krav på hållbarhet, sociala hänsyn och intern kontroll uppfylls.