Toimitusdokumentit

Toimitusdokumentit ovat toimitukseen liittyvää asiakirjallisuutta, joita käytetään tavaran siirtämisessä sekä kaupallisessa ja juridisessa prosessissa. Ne todistavat toimituksen sisällön ja määrittävät omistuksen siirron, sekä tukevat maksujen suoritusta, tavaran vastaanoton kirjaamista ja tulliselvitystä sekä toimitusten seurantaa.

Yleisimmät toimitusdokumentit ovat esimerkiksi: toimituslasku (kaupallinen lasku), lähetys- tai pakkauslista, rahtikirja tai kuljetusasiakirja sekä toimituskuitti tai vastaanottotodistus. Kansainvälisessä kaupassa tarvitaan lisäksi asiakirjoja kuten alkuperätodistus ja muut tulliasiakirjat.

Dokumenttien määrä ja laajuus määräytyy toimituksen tyypin ja sopimuksen ehtojen mukaan. Yleensä myyjä tai toimittaja laatinee ja toimittaa dokumentit, toimittaja toimittaa kuljetusliikkeelle, ja ostaja vastaanottaa ne sekä tarkastaa sisällön. Rahoitusvaiheessa pankit voivat vaatia dokumentteja maksun turvaamiseksi luottosopimuksen yhteydessä.

Digitaalisuus ja standardit ovat yleistyneet. Elektroniset toimitusdokumentit ja sähköinen laskutus ovat yleisiä. Sähköinen lasku, toimitusdokumenttien vaihto sähköisesti sekä standardit kuten EDI/EDIFACT helpottavat automaattista käsittelyä ja varmistavat oikeellisuuden.

Säilytys ja noudattaminen. Säilytysasiakirjat suositellaan säilytettäväksi sovittujen lakien ja sopimusten mukaan, ja kirjanpitotiedostot on usein pidettävä useita vuosia. Dokumenttien oikeellisuuden ja yhdenmukaisuuden varmistaminen on tärkeää auditointien ja mahdollisten riitatilanteiden kautta.