Toimistodokumentteina

Toimistodokumentteina viittaa organisaatioiden päivittäisten toimintojen aikana syntyviin asiakirjoihin, jotka muodostavat hallinnon ja palvelujen tuotannon arkistointiarvoista todisteaineistoa. Ne syntyvät muun muassa kirjeenvaihdossa, muistioissa, raportissa, lomakkeissa, laskuissa, pöytäkirjoissa sekä sähköposteissa. Niille on tyypillistä, että ne kuvaavat organisaation normaaleja toimintoja sekä päätöksiä tai prosesseja. Ne eroavat henkilökohtaisista muistiinpanoista sekä muusta ei-virallisesta materiaalista, vaikka niiden arvo voi ajan myötä muuttua.

Arvointi ja luokittelu: Archivistinen lähestymistapa arvioi dokumenttien todistusvoiman sekä säilytettävän tiedon määrän. Yleisimmät säilytysajat ja -ohjeet määritellään organisaation sisäisissä säilytysohjeissa ja Kansallisarkiston suosituksissa. Toimistodokumentit voivat olla sekä aktiivisesti käytössä että siirtyä pysyvään säilytykseen. Digitaaliset versiot tallennetaan usein metadatalla, ja ne arkistoidaan sekä pilvi- että paikallisiin järjestelmiin. Yritykset ja julkisyhteisöt noudattavat standardeja kuten PDF/A-standardeja pitkäaikaissäilytettävien digitaalisten asiakirjojen varmistamiseksi; skannatut paperidokumentit ovat yleisiä, kun alkuperäiset eivät ole saatavilla.

Tietosuoja ja lainsäädäntö: Turvallisuus ja yksityisyyden suojan huomioiminen on keskeistä; henkilötiedot ja luottamukselliset tiedot sekä liiketoiminnan salaisuudet on suojattava, ja käyttöoikeudet on määritelty. Suomessa arkistolainsäädäntö sekä julkisuus- ja tietosuoja-asetukset ohjaavat toimistodokumenttien hoitoa, ja Kansallisarkisto antaa säilytys- ja arkistointiohjeita. Toimistodokumentteina muodostavat tärkeän osan organisaation toiminnan dokumentoituvuutta ja historiallisen muistin kantajina.