Tiedustelutiedot

Tiedustelutiedot ovat ne tiedot, joita kerätään, kun henkilö tekee tiedustelun organisaatiolle esimerkiksi verkkolomakkeen, sähköpostin, chatin tai puhelinsoiton kautta. Näihin tietoihin voivat sisältyä nimi, sähköpostiosoite tai puhelinnumero, mahdollinen organisaatio, sekä tiedustelun aihe, viestin sisältö ja aikaleima sekä tieto siitä, millä kanavalla yhteydenotto on tehty. Jos tiedot voidaan yhdistää henkilöön, ne ovat henkilötietoja ja kuuluvat tietosuoja-asetuksen piiriin.

Käyttötarkoitus on tyypillisesti vastata tiedusteluun, antaa pyydettyä tietoa, tarjota tukea tai käynnistää palvelu tai asiakassuhde. Tiedot tallennetaan usein asiakastiedon hallintajärjestelmään tai tukijärjestelmään, ja niitä voidaan käyttää viestinnän hallintaan sekä palvelun kehittämiseen. Käsittely on lainmukaista ja perustuu GDPRiin sekä kansalliseen lainsäädäntöön; mahdollisia oikeusperusteita ovat sopimus, suostumus tai rekisterinpitäjän oikeutettu etu, ja tietojen minimointi sekä oikeellisuus varmistetaan.

Dataa saa käsitellä vain valtuutetut työntekijät ja luotettavat alihankkijat, kuten CRM- tai tukijärjestelmien toimittajat, joita sitoo tietojenkäsittelysopimus. Mikäli tiedot siirretään EU:n ulkopuolelle, siirtoihin on oltava asianmukaiset suojatoimet ja riittävät oikeudelliset keinot.

Tietojen säilytysaika määräytyy rekisterinpitäjän tietosuojakäytännön sekä sovellettavan lainsäädännön mukaan; kun säilytysraja päättyy, tiedot poistetaan tai anonymisoidaan. Rekisteröidyllä on oikeus päästä omiin tietoihinsa, vaatia oikaisua tai poistamista, rajoittaa käsittelyä sekä siirtää tiedot toiseen järjestelmään; markkinointitarkoitukset edellyttävät erillistä suostumusta.

Turvallisuus: rekisterinpitäjät toteuttavat asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet tietojen suojaamiseksi, kuten pääsynhallinnan, tiedon salauksen ja henkilöstön koulutuksen. Tiedustelutietojen käsittely noudattaa sovellettavaa tietosuojalainsäädäntöä ja organisaation käytäntöjä.