Tiedotuskäytännöt

Tiedotuskäytännöt ovat organisaation määrittämiä pelisääntöjä ja prosesseja tiedon jakamisesta sidosryhmille sekä julkisuudelle. Ne kattavat sekä ulkoisen viestinnän (tiedotteet, verkkosivut, sosiaalinen media) että sisäisen viestinnän (intranet, sisäiset ilmoitukset) sekä kriisiviestinnän. Tiedotuskäytännöt määrittelevät vastuut, viestinnän kohdentamisen, viestinnän aikataulut sekä hyväksyntämenettelyt sekä sen, miten tiedot laaditaan, tarkastetaan ja tallennetaan.

Soveltamisala kattaa koko organisaation toiminnan sekä ulkopuoliset kumppanit, ja ne perustuvat periaatteisiin kuten läpinäkyvyys, oikeellisuus, ajantasaisuus, yhdenmukaisuus ja vastuullisuus. Keskeisiä periaatteita ovat oikea-aikainen ja ymmärrettävä tiedottaminen sekä luottamuksen rakentaminen ja arkaluonteisten tietojen asianmukainen käsittely. Viestintä on suunniteltu sekä ennaltaehkäisemään väärinkäsityksiä että tarjoamaan mahdollisuuden palautteeseen ja vuoropuheluun.

Prosessi sisältää usein suunnittelun, vastuunjakoa, hyväksyntämenettelyt, tiedon julkaisu- ja jakelukanavat sekä jälkiseurannan ja arkistoinnin. Keskeisiä elementtejä ovat yhdenmukainen sanasto, brändi- ja laadunvarmistus sekä jatkuva parantaminen. Tietosuoja ja luottamuksellisuus ovat olennaisia: henkilötietojen käsittelyn tulee noudattaa sovellettavaa lainsäädäntöä sekä sisäisiä ohjeita ja rajoituksia.

Käytäntöjä kehitetään säännöllisesti arvioimalla viestinnän vaikuttavuutta sekä keräämällä palautetta sidosryhmiltä. Tiedotuskäytännöt tukevat organisaation läpinäkyvyyttä, hallinnon avoimuutta sekä riskienhallintaa.