Tiedottamisjärjestelmä

Tiedottamisjärjestelmä viittaa kokonaisuuteen prosesseja, teknologioita ja käytäntöjä, joita organisaatio tai taho käyttää tiedon levittämiseen ja viestintään sidosryhmiensä kanssa. Se kattaa sekä sisäisen että ulkoisen viestinnän. Tavoitteena on varmistaa, että relevantti tieto tavoittaa oikeat vastaanottajat tehokkaasti ja oikea-aikaisesti.

Tiedottamisjärjestelmän osia voivat olla esimerkiksi uutiskirjeet, lehdistötiedotteet, verkkosivustot, sosiaalisen median kanavat, intranetit, tiedotustilaisuudet ja sisäiset muistiot. Järjestelmän suunnittelussa otetaan huomioon kohderyhmät, viestinnän tavoitteet, käytettävissä olevat resurssit ja viestinnän luonne. Hyvin toimiva tiedottamisjärjestelmä tukee organisaation läpinäkyvyyttä, luottamuksen rakentamista ja sidosryhmien sitouttamista.

Erilaiset kriisitilanteet, kuten luonnonkatastrofit tai yrityksen sisäiset muutokset, korostavat tehokkaan tiedottamisjärjestelmän merkitystä. Tällöin nopealla ja selkeällä viestinnällä voidaan ehkäistä väärinkäsityksiä, rauhoittaa tilannetta ja ohjata toimintaa. Tiedottamisjärjestelmän jatkuva kehittäminen ja arviointi ovat olennaisia sen tehokkuuden varmistamiseksi muuttuvassa viestintäympäristössä.