Telefonmöten

Telefonmöten är möten som hålls över telefon eller via röstbaserad kommunikation utan eller med minimal videodelning. Deltagarna ansluter vanligtvis till en konferenslinje med ett nummer eller en dial-in-länk och en passkod. Moderatorn leder samtalet, delar agenda och antecknar beslut och åtgärder. Tekniken används ofta när deltagare befinner sig på olika platser eller reskostnaderna ska begränsas.

Användningsområden inkluderar snabba avstämningar, fjärrarbete och projektmöten där videon inte är nödvändig. Vanliga verktyg är konferensplattformar, högtalarsystem eller headset, samt ibland programvara för inspelning eller dokumentdelning. Till skillnad från videomöten saknas eller begränsas bildkommunikation, vilket kan förenkla uppkoppling och minska krav på hög bandbredd.

Riktlinjer och överväganden: planera en tydlig agenda, dela uppgifter och ansvar, be deltagarna presentera sig, använd mute när du inte talar, tala tydligt och undvik bakgrundsljud. Starta och avsluta i tid och dokumentera beslut i ett protokoll. Vid inspelning bör samtycke inhämtas och uppgifter hanteras enligt gällande sekretessregler. Telefonmöten passar ofta för deltagare i olika tidszoner och kräver tydlig kommunikation kring tillgång till material.