Tapahtumapalveluihin

Tapahtumapalveluihin viittaa laaja-alainen palvelukokonaisuus, joka liittyy tapahtumien suunnitteluun, toteutukseen ja hallintaan. Palvelut voivat katsoa koko tapahtuman elinkaarta tai keskittyä yksittäisiin osa-alueisiin, joita asiakkaat tilauksittain tarvitsee. Tapahtumapalvelut kattavat sekä projektin kokonaisvaltaisen hallinnan että erillisten, tilattavien palveluiden tuottamisen.

Yleisiä palvelun osa-alueita ovat tapahtumasuunnittelu ja projektinhallinta, tilajärjestelyt ja -hallinta, catering ja majoitus, audiovisuaalinen tuotanto, lavastussuunnittelu ja tekniikka, logistiikka ja henkilökunta, turvallisuus ja riskienhallinta, lupakäytännöt sekä markkinointi, lipunmyynti ja rekisteröinti. Lisäksi voi sisältää paikan päällä olevan koordinoinnin, tapahtumapaikan vuokrauksen sekä yhteistyön muiden toimijoiden, kuten esiintyjien ja teknisen henkilökunnan kanssa.

Asiakkaat ja toimintamallit vaihtelevat: palveluita käyttävät sekä yritykset, julkiset organisaatiot että yhdistykset, yksittäiset tapahtumanjärjestäjät ja yksityishenkilöt. Toimitusmallit voivat olla projektikohtaisia tai pitkäaikaisia, jolloin tarjotaan esimerkiksi retainer-pohjaisia palveluita jatkuvalle tapahtumatuotannolle.

Trendejä ovat hybriditapahtumat ja virtuaalisten sekä live-tilaisuuksien yhdistäminen, kestävyys ja hiilineutraalius, esteettömyys sekä tietosuoja ja turvallisuus. Tapahtumapalveluita tarjoavat toimijat työskentelevät tiiviisti tapahtumapaikkojen kanssa sekä muiden toimittajien kanssa riskien hallinnan ja laadun varmistamiseksi.