Tallennusajat

Tallennusajat ovat käytäntöjä, jotka määrittävät, kuinka kauan tallenteita tai tietoja säilytetään ennen poistamista tai siirtämistä arkistointiin. Termiä käytetään sekä teknisessä kontekstissa, jossa tallenteen pituus riippuu tallennuskapasiteetista, pakkausmenetelmistä ja tallennusmuodosta, että hallinnollisessa kontekstissa, jossa lainsäädäntö ja organisaation tietoturva- sekä tietosuojakäytännöt määrittävät säilytysajan.

Media- ja videotallennuksessa tallennusaika riippuu kapasiteetista, kuvanlaadusta, tallennusformaatista ja käytetyn järjestelmän asetuksista. Esimerkiksi CCTV-tallenteiden säilytysaika on usein päivien tai viikkojen luokkaa, ja se vaihtelee toimialan sekä paikallisten vaatimusten mukaan.

Tietojen tallennusajat määräytyvät sekä liiketoiminnallisista tarpeista että säädöksistä. EU:n tietosuoja-asetus (GDPR) ja kansallinen lainsäädäntö vaikuttavat henkilötietojen käsittelyn minimiajalle ja poistamiselle. Eri toimialoilla, kuten terveydenhuollossa tai rahoituksessa, voi olla erityisiä säilytysvaatimuksia, jotka määrittelevät, kuinka kauan asiakirjoja, viestintää tai asiakastietoja saa säilyttää.

Hyviä käytäntöjä tallennusaikojen hallintaan ovat selkeiden säilytys- ja poistamissääntöjen laatiminen, automatisoitu poistaminen tai anonymisointi vanhentuneille tiedoille, turvalliset varastointi- ja arkistointiratkaisut sekä asianmukainen dokumentaatio tallennusajoista. Näin voidaan varmistaa sekä tietoturva että säädösten noudattaminen.