Skanningslösningar

Skanningslösningar är system och tjänster som möjliggör digitalisering och hantering av fysiska dokument och data genom skanning. De kombinerar hårdvara som platt- eller flerskanners, arkivskannrar och mobila skanningsappar med mjukvara för bildbehandling, optisk teckenigenkänning OCR och automatisering av arbetsflöden. Resultatet är oftast sökbara digitala filer som kan lagras, delas och längre bevaras i elektroniska arkiv.

Vanliga komponenter är: skannrar eller mobila appar för inmatning, mjukvarupaket för bildförbättring, OCR/ICR för text igenkänning, dokumentklassificering och metadataindexering, samt stödsystem som dokument- och innehållshanteringssystem (DMS/ECM), affärssystem (ERP/CRM) och molnbaserade lagringstjänster. Skanningslösningar kan hantera olika filformat (PDF, PDF/A, TIFF, JPEG) och ofta generera fakturor, rapportsidor eller personuppgifter med sökbar text.

Användningsområden och effekter: effektivitetsvinster genom minskat pappersarbete, snabbare åtkomst till dokument, bättre sökbarhet, och lättare uppfyllande av arkiverings- och sekretesskrav. De används inom offentlig sektor, privat sektor, hälso- och sjukvård, finans, logistik och utbildning. Fördelar innefattar kostnadsreducering, bättre informationskvalitet och förbättrade arbetsflöden, i regel med stöd för säkerhet, behörigheter och revisionsspår.

Viktiga överväganden är datasäkerhet och integritet, GDPR-efterlevnad, bevarandepolicyer, bildkvalitet och kostnader samt val mellan on-premises, i molnet eller hybridlösningar och API-integration för automatisering.