RekvisisjonID

RekvisisjonID er en unik identifikator som tildeles en rekvisisjon i et innkjøps- eller ERP-system. Den fungerer som hovednøkkel for sporing og kobling mellom dokumenter og prosesser knyttet til anskaffelser, slik som rekvisisjon, innkjøpsordre, mottak og faktura. RekvisisjonID opprettes vanligvis når rekvisisjonen registreres og er ofte systemgenerert og ikke-redigerbar etter at den er opprettet.

Formålet med rekvisisjonID er å sikre sporbarhet og konsistens i innkjøpsprosessene. Den gjør det mulig å koble sammen ulike steg og dokumenter i livssyklusen for anskaffelsen, støtte godkjenningssløyfer, gjøre periodiske kontroller og lette revisjon og rapportering. RekvisisjonID brukes i arbeidsflyter for oppfølging av statuser (for eksempel opprettet, under godkjenning, godkjent, avvist, kansellert) og for å koble rekvisisjonen til tilhørende poster som bestillinger og mottatte varer.

Typiske egenskaper ved en rekvisisjonID inkluderer et alfanumerisk format og en konsistent lengde som bestemmes av systemet. Mange organisasjoner bruker et prefiks eller kodesystem for å indikere avdeling, årstall eller prosesskategori. I praksis fungerer rekvisisjonID som referanse som kan deles mellom avdelinger, innkjøpsfunksjonen og finans, og som gjør at alle involverte parter kan identifisere og hente fram korrekte dokumenter raskt.

Livssyklus og styring: RekvisisjonID følger rekvisisjonen gjennom hele prosessen fra opprettelse til konvertering til innkjøpsordre eller avslutning, og den blir ofte logget i revisionsspor og arkiv for historisk sporing og sikkerhet.