Rekisterinpito

Rekisterinpito tarkoittaa organisaation hallussa olevien rekisterien ja tietojoukkojen ylläpitoa sekä niiden luettelointia, päivittämistä ja säilyttämistä. Rekisterit voivat koskea henkilötietoja, asiakkaita, työntekijöitä, hyödykkeitä, sopimuksia, päätöksiä tai prosesseja. Tavoitteena on varmistaa tiedon oikeellisuus, ajantasaisuus, saavutettavuus ja säilyvyys sekä lainmukainen käsittely.

Sisältö ja prosessi: rekisterin luonti, luokittelu, metatiedot, versionhallinta ja hakutoiminnot. Elinkaarihallinta käsittää tiedon syntymästä arkistointiin tai poistamiseen, sekä varmuuskopiot, katastrofipalautus ja käytönvalvonta. Tieto- ja tietoturva sekä yksityisyyden suoja ovat olennaisia: pääsyoikeudet, salaus, anonyymi- ja pseudonymisointi sekä säilyttämisaikataulut.

Lainsäädäntö ja standardit: EU:n yleinen tietosuoja-asetus (GDPR) ja kansallinen tietosuojalaki vaikuttavat rekisterinpitoon, erityisesti henkilötietojen käsittelyyn. Kansainväliset ja kansalliset standardit, kuten ISO 15489 tieto- ja asiakirjahallinto, ohjaavat parhaiksi käytännöiksi rekisterinhallinnassa.

Tyypit ja järjestelmät: rekisterit voivat olla esimerkiksi henkilöstö-, asiakas-, sidos- tai omaisuuskirjanpitoja, sekä viranomaisten väestö- tai osoite- ja päätöskirjastoja. Digitaaliset rekisterit voivat käyttää ERP-, CRM- tai dokumenttinhallintajärjestelmiä sekä metatietoperusteisia rekisterijärjestelmiä.

Hyödyt ja haasteet: rekisterinpito parantaa läpinäkyvyyttä, oikeellisuutta ja päätöksenteon laatua sekä helpottaa oikeudellista noudattamista. Haasteina ovat datan laatu, yhteentoimivuus, yksityisyyden- ja tietoturvan vaatimukset sekä säilytys- ja poistokäytännöt.