Raportointomenettelyt

Raportointomenettelyt ovat organisaatioissa käytettäviä prosesseja, joiden avulla voidaan tehdä ilmoituksia epäillyistä tai todetuista rikkomuksista, epäoikeudenmukaisista toimista tai muista säännösten sekä sisäisten ohjeiden vastaisista tapauksista. Niiden tarkoituksena on mahdollistaa nopea, luotettava ja luottamuksellinen ilmoittaminen sekä tukea asianmukaisia tutkintoja ja korjaavia toimenpiteitä.

Menettelyyn sisältyy usein useita kanavia: sisäisiä kanavia (esim. esimiesten, compliance- tai eettisen ohjauksen henkilöstö) sekä erillinen ilmoituskanava kuten hotline tai turvallinen verkkolomake. Joissakin tilanteissa voi olla mahdollisuus ilmoittaa myös ulkopuolisille viranomaisille. Anonymiteetti ja luottamuksellisuus ovat keskeisiä periaatteita.

Ilmoituksen vastaanottamisen jälkeen menettely etenee siten, että ilmoitus kirjataan, aineisto tallennetaan ja yksilötiedot suojataan. Tiekarttaan kuuluu tutkinnan aloitus, vastuiden ja aikataulujen määrittäminen sekä palautteiden ja mahdollisten toimenpiteiden suunnittelu ja toteutus. Lopulta tehdään johtopäätökset ja kirjataan raportti sekä toiminnan seuraavat askeleet.

Raportointimenettelyt suojaavat ilmiantajaa sekä viittaavat henkilötietojen suojaukseen ja tietosuojaan (GDPR). Tietovuotojen tai kostotoimenpiteiden estäminen on olennainen osa politiikkaa, ja organisaatio pyrkii minimoimaan syrjinnän ja vaaratilanteiden riskit sekä tarjoamaan tarvittavaa tukea.

Organisaation vastuulla on turvata menettelyn toimivuus sekä koulutus ja päivitykset. Johtoryhmän tai compliance-toiminnon tulee seurata prosessin tehokkuutta, toteuttaa parannuksia ja varmistaa, että menettely on yhdenmukainen sovellettavien lakien sekä hyvän hallinnon periaatteiden kanssa.