Päätösrekisteriä

Päätösrekisteriä on julkishallinnossa käytetty termi, joka viitaa viranomaisen laatimaan rekisteriin, johon kirjataan tekemät päätökset. Rekisterin sisältö vaihtelee organisaation mukaan, mutta tyypillisesti siihen kuuluvat päätöksen numero tai tunniste, päivämäärä, päätöksen antaja, päätöksen laji (esimerkiksi myöntävä, kieltäytyvä, hallinnollinen päätös), asianaihe, voimassa oleva oikeusperusta sekä päätöksen lopullinen tila ja mahdolliset muutokset tai oikaisuvaatimukset. Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä vaikutukset, sovellettavat määräykset sekä viittaus alkuperäisiin asiakirjoihin.

Päätösrekisterin pääasialliset tehtävät ovat läpinäkyvyyden edistäminen, jäljitettävyyden muodostaminen hallinnon päätöksiin sekä oikeudellisen valvonnan ja tilastoinnin tukeminen. Se toimii myös viitepisteenä hakemuksille ja mahdollisille oikaisuvaatimuksille sekä yleisön ja sisäisen hallinnon asiakirjahallinnon tarpeille.

Lainsäädäntö ja julkisuusulottuvuus vaikuttavat siihen, miten päätösrekisteriä käytetään ja mitä tietoja siihen voidaan sisällyttää. Julkisuusperiaate ja tietosuojakäytännöt rajaavat henkilötietojen julkisuuden sekä asetettujen salassapitosäännösten soveltamista. Usein vapaasti saatavilla olevaa tietoa voidaan jakaa kokonaisuutena, kun taas henkilötietoja suojataan asianosaisten yksityisyyden suojaamiseksi.

Hallinnollisesti päätösrekisteriä ylläpidetään digitaalisesti osana asiakirja- tai asiointijärjestelmiä. Siihen liittyy laadunvarmistus, yhdenmukaiset termistöt ja linkkisyys päätösten teksteihin sekä käsittelyvaiheisiin. Rekisterin elinkaareen kuuluu riittävä arkistointi ja tarvittaessa tiedon päivittäminen sekä viranomaisen päätösten hallintakäytäntöjen kehittäminen.