Protokollführers

Protokollführer ist die Bezeichnung für eine Person, die das offizielle Protokoll einer Sitzung anfertigt und verwaltet. Im deutschsprachigen Raum wird der Titel meist als Protokollführer (m), Protokollführerin (w) oder auch als Schriftführer verwendet. Das Protokoll dokumentiert wesentliche Informationen wie Tagesordnung, zentrale Diskussionen, gefasste Beschlüsse, Ergebnis von Abstimmungen, Zuweisung von Aufgaben, Anwesenheit und Ort sowie Datum und Zeit.

Zu den Aufgaben des Protokollführers gehören die Anfertigung eines ersten Entwurfs während oder zeitnah nach der Sitzung, die sorgfältige, sachliche und vollständige Darstellung der Abläufe ohne persönliche Wertungen, das Festhalten von Anträgen, Gegenanträgen, Beschlüssen und Gegenleistungen sowie die Zuordnung von Fristen und Verantwortlichkeiten. Nach der Sitzung wird das Protokoll oft vom Vorsitzenden oder von den Anwesenden geprüft, anschließend verteilt und in der Organisationsakte abgelegt. In formellen Gremien kann das Protokoll rechtliche Bedeutung besitzen oder als Nachweis für Prüfungen, Rechtsstreitigkeiten oder Transparenz dienen; sensible Inhalte unterliegen gegebenenfalls besonderen Geheimhaltungsregelungen.

Der Einsatzbereich reicht von Vorständen, Ausschüssen, Vereinen, kommunalen Gremien bis hin zu akademischen Kommissionen und anderen deliberativen Organen. Die Rolle kann ehrenamtlich oder vergütet wahrgenommen werden; in kleineren Organisationen übernehmen oft der Schriftführer oder der Vorsitzende zusätzlich die Protokollführung, während in größeren Strukturen eine eigenständige Sekretärin oder ein Sekretär diese Aufgabe übernimmt.

Anforderungen umfassen zuverlässiges, präzises Schreiben, gutes Zuhören, Grundkenntnisse formeller Abläufe und Standardvorlagen für Protokolle.