Prosjektbudsjettering

Prosjektbudsjettering er prosessen med å anslå og fastsette de samlede kostnadene et prosjekt forventes å medføre, og å etablere en kostnadsramme som styrer gjennomføringen. Budsjettet fungerer som grunnlag for finansiering, planlegging og kontroll.

Hovedprinsippene inkluderer å identifisere omfanget, kartlegge ressursbehov, estimere kostnader og sette en baseline-budsjett. Budsjettet inkluderer direkte kostnader (arbeid, materialer, utstyr), indirekte kostnader og reserver for risiko og usikkerhet. Baseline-budsjettet brukes til oppfølging og variansrapportering.

Prosessen består av: definere omfang og arbeidsnedbrytning (WBS), utvikle kostnadsestimat for hver arbeidspakke, konsolidere til totalbudsjett, få godkjenning fra interessenter, sette opp budsjettkontroll og overvåkingsrutiner.

Metoder for kostnadsestimering inkluderer analog estimering (kjente prosjekter), parametrisk estimering (enhetkostnader pr enhet), og bottom-up estimering (kostnadene estimeres per arbeidspakke og summeres). Reserve for risiko og usikkerhet legges til i budsjettet.

Verktøy og praksis som WBS, kostnadsstruktur, budsjettkontroll, og i noen tilfeller earned value management, hjelper til med å overvåke avvik mellom faktisk og planlagt kostnad. Effektiv prosjektbudsjettering krever kontinuerlig oppdatering, endringshåndtering og tydelig rapportering til ledelsen.