Prosessikaavat

Prosessikaavat ovat prosessien kuvaus- ja mallinnamismalleja, joita organisaatiot käyttävät suunnittelussa, analysoinnissa ja kehittämisessä. Ne pyrkivät havainnollistamaan, mitkä toiminnot suoritetaan, missä järjestyksessä ne tapahtuvat sekä ketkä ovat vastuussa ja miten tiedot sekä materiaalit kulkevat prosessin läpi. Tavoitteena on selkeyttää toimintatapoja, lisätä yhteisymmärrystä ja tukea parantamistoimenpiteitä sekä prosessien automatisointia.

Prosessikaavat voidaan esittää useassa muodossa. Ne voivat olla diagrammeina, tekstuaalisina kuvauksina tai näiden yhdistelminä. Yleisiä notaatioita ovat BPMN (Business Process Model and Notation), UML-aktiviteettikaaviot sekä perinteiset virtausskaavat. Suomessa käytetään yleisesti termiä prosessikaaviot tai prosessimallit.

Käyttökohteita ovat liiketoimintaprosessien hallinta, ohjelmistokehitysprosessien kuvaaminen sekä palvelumuotoilu. Prosessikaavat voivat kuvata sekä nykytilan (as-is) että tavoitetilan (to-be), ja ne tukevat prosessien analysointia, laadunvarmistusta sekä suunnittelua automaatiolle.

Ominaisuuksiaan prosessikaavat kuvaavat loogisen rakenteen, jossa esiintyvät tehtävät, päätökset, reititykset ja tiedon kulku. Hyödyt sisältävät selkeyden, paremman kommunikaation, yhteiskehityksen ja helpomman benchmarkingin. Haasteita voivat olla mallien ylläpitäminen, liian yksityiskohtaiset kuvaukset sekä useiden eri notaatioiden yhteensovittaminen organisaatiossa.

Prosessikaavat ovat siten keskeinen työkalu organisaation toiminnan suunnittelussa, kehittämisessä ja laadunhallinnassa, sekä sisäisten että ulkoisten prosessien kehittämisessä.