Projektredovisning

Projektredovisning är den del av ekonomisk uppföljning som gäller ett specifikt projekt. Den syftar till att registrera, följa upp och kommunicera projektets ekonomiska aspekter kostnader, intäkter, resurser och resultat så att de kan analyseras separat från organisationens övriga verksamhet. Syftet är att skapa insyn och kontroll under projektets alla faser, stödja fakturering och kontraktsuppföljning samt underlag för beslut av projektägare och kund.

Viktiga komponenter och processer inkluderar planering och fastställande av projektbudget, registrering av faktiska kostnader och tidsåtgång mot projektkonto, uppföljning och prognoser (forecast), hantering av förändringar och leveranser, samt rapportering till interna och externa intressenter. Redovisningen inkluderar ofta tidsregistrering, resursanvändning, material- och underleverantörskostnader, indirekta kostnader och eventuell intäktfördelning. Resultat och status rapporteras regelbundet i form av kostnadsöversikter, budgetavvikelser och färdiga månadsrapporteringar. I vissa organisationer används verktyg som ERP-systemer eller projektkonto (kostnadsställe) för att koppla kostnader och intäkter till varje projekt. Faktureringsunderlag och betalningar kopplas till projektredovisningen så att ekonomiska framsteg kan följa avtalade villkor.

Användare och ansvariga inkluderar projektledare, ekonomiansvarig eller redovisning, och uppdragsgivare. Projektredovisning skiljer sig från generell finansiell redovisning genom att den är mer detaljerad per projekt och ofta kräver kontinuerlig uppföljning och snabbare rapportering. Utmaningar kan vara kvalitén på tidsregistrering, kostnadsfördelning mellan projekt och övergripande overhead, samt hantering av flera projekt samtidigt.