Projektitoimisto

Projektitoimisto on projektinhallintapalveluita tarjoava organisaatio, joka voi olla ulkopuolinen konsulttiyritys tai sisäinen yksikkö asiakkaan tai konsernin organisaatiossa. Sen tehtävänä on suunnitella, johtaa ja valvoa projekteja tai ohjelmia siten, että tavoitteet saavutetaan aikataulussa, budjetissa ja laadun vaatimusten puitteissa.

Tyypillisiä palveluita ovat projektin johtaminen, ohjelma- ja portfolioryhmän hallinta, projektikontrolli sekä aikataulujen laatiminen ja seuranta, kustannusten hallinta sekä riskien, laadun ja sidosryhmien viestinnän hallinta. Palvelu voi sisältää muutosjohtamisen, hyötyjen realisoinnin sekä projektien portfolion optimoinnin.

Projektitoimistot voivat soveltaa PMBOK-, PRINCE2- tai agile-menetelmiä sekä hyödyntää työkaluja kuten Microsoft Project, Primavera, Jira ja Smartsheet. Näin ne tarjoavat selkeät projektin tilannekatsaukset, hallintamallit sekä kokonaisnäkymän riskien ja riippuvuuksien hallintaan.

Käyttökohteita ovat moniprojekti- ja suurhankkeet sekä IT- ja digitalisointi-, rakennus-, infra- ja tuotantoprojektit sekä julkisen sektorin muutosohjelmat. Projektitoimistot voivat toimia sekä ulkopuolisina kumppaneina että sisäisinä kehittäjinä organisaation strategisten projektien saavuttamiseksi.

Organisointi sisältää projektipäälliköitä, projektikoordinaattoreita, aikatauluttajia, riskienhallinnan ammattilaisia, PMO-johtajan, liiketoiminta-analyytikkoja ja hankinta-asiantuntijoita. Ne työskentelevät asiakkaan organisaation kanssa tai toimivat itsenäisesti, mutta noudattavat sovittuja menetelmiä ja laadunvarmistusmenettelyjä.

Hyötyjä ovat parempi toimitusvarmuus, prosessien yhdenmukaistaminen, parempi resurssien hyödyntäminen ja parempi sidosryhmien hallinta. Riskinä voivat olla hallinnon lisäys, epäselvä mandaatti tai päällekkäisyydet nykyisten PMO-toimintojen kanssa, sekä tarve riittäville resursseille ja tiedonhallinnalle.