tiedonhallinnalle

Tiedonhallinnalle on suomenkielinen termi, joka viittaa tiedonhallintaan kohdistuviin prosesseihin tai toimintoihin. Siinä kontekstissa tiedonhallinnalle käytetty allatiivimuoto ilmaisee kohteen, vastuun tai vaatimuksen, esimerkiksi ilmauksissa tiedonhallinnalle asetettavat vaatimukset tai tiedonhallinnalle osoitetut vastuut. Tiedonhallinnasta puhuttaessa viitataan yleisesti tiedon elinkaaren suunnitteluun, toteutukseen ja valvontaan organisaatiossa.

Tiedonhallinta tarkoittaa tietoa koskevien toimintojen kokonaisuutta, jonka tavoitteena on varmistaa tiedon oikeellisuus, käytettävyys, luottamuksellisuus ja yhteentoimivuus koko sen elinkaaren ajan. Tavoitteisiin kuuluu tietojen asianmukainen luokittelu, tallennus, haku, jakaminen sekä säilyttäminen tai hävittäminen hallitusti. Hyvin hoidettu tiedonhallinta tukee päätöksentekoa, lisäarvonluomista ja oikeudellista vaatimustenmukaisuutta sekä parantaa organisaation kykyä vastata muuttuviin tarpeisiin ja lainsäädäntöön.

Keskeiset osa-alueet sisältävät hallintorakenteet ja politiikat, metadata ja luokitus, asiakirjahallinto ja arkistointi, tiedon laadunhallinta sekä käyttöturvallisuus ja yksityisyyden suojan hallinta. Tiedonhallinnassa korostuvat myös pääsy- ja oikeuksien hallinta, data governance -periaatteet sekä tietoarkkitehtuuri ja järjestelmien yhteentoimivuus.

Tiedonhallinta on usein osa laajempaa hallinnon ja digitalisaation kokonaisuutta, ja se linkittyy tietosuoja- sekä tietovarastointikäytäntöihin sekä liiketoimintaprosessien kehittämiseen. Lisäksi se vaatii säännöllistä auditointia ja päivittämistä vastaamaan muutuvaa lainsäädäntöä ja organisaation tavoitteita.